KADRA · Obszar · Dokumenty i dane

Dokumenty. Z pliku PDF do gotowego wyliczenia.

Projekty, faktury, umowy, specyfikacje i zamówienia trafiają do firmy w plikach, a kończą przepisane ręcznie do arkusza. System odczytuje treść, wyciąga parametry, liczy i przygotowuje wynik do weryfikacji.

kilkanaście minutzamiast kilku godzin
pełny rejestrco i skąd zostało odczytane
zawszeweryfikacja przed wysyłką

Odczyt dokumentów i wycena z projektu

Najczęstsze zastosowanie w firmach produkcyjnych i wykonawczych: klient przysyła rysunek lub specyfikację, a odpowiedź wymaga kilku godzin pracy technologa.

Co przejmuje system
✓
Odczytuje pliki PDF, skany, zdjęcia i arkusze — także niskiej jakości.
✓
Wyciąga wymiary, materiały, ilości i wymagania techniczne.
✓
Dobiera wariant produkcji i wylicza koszt dla każdego z nich.
✓
Przygotowuje zestawienie materiałowe i wstępny kosztorys.
✓
Zaznacza pozycje niepewne i wskazuje, skąd pochodzi każda liczba.
Co zostaje u człowieka
✕
Ostateczna decyzja technologiczna i akceptacja kosztorysu.
✕
Zobowiązania terminowe wobec klienta.
✕
Wycena nietypowych zleceń bez konsultacji z technologiem.
Przykładowy przebieg
Wejście
Projekt w formacie PDF w załączniku wiadomości.
Odczyt
Wymiary, materiał, ilości, tolerancje, uwagi.
Warianty
Wyliczenie kosztu dla dwóch ścieżek produkcji.
Weryfikacja
Technolog sprawdza i wybiera wariant.
Wynik
Kosztorys w arkuszu i szkic oferty w szablonie.
ExcelWordGmailERPSlack
Wycena wstępna8 minut od wpłynięcia zapytania
Projekt: konstrukcja stalowa, 42 elementy.
— Wariant A (laser + gięcie): 18 400 zł, 6 dni roboczych.
— Wariant B (wypalarka plazmowa): 15 900 zł, 9 dni roboczych, gorsza jakość krawędzi.
— Niepewne: grubość blachy na rys. 7 nieczytelna — proszę o potwierdzenie.

Porządkowanie i kategoryzacja danych

Dokumenty przychodzące same trafiają tam, gdzie powinny, z nazwą zgodną z Waszą konwencją i wpisem w rejestrze.

Co przejmuje system
✓
Rozpoznaje rodzaj dokumentu: faktura, zamówienie, umowa, protokół.
✓
Nadaje nazwę według konwencji i zapisuje we właściwym folderze.
✓
Przepisuje dane do rejestru lub systemu księgowego.
✓
Wychwytuje braki: brak numeru zamówienia, niezgodna kwota, brak podpisu.
✓
Porządkuje bazy danych: duplikaty, formaty, brakujące pola.
Co zostaje u człowieka
✕
Księgowanie i decyzje podatkowe.
✕
Akceptacja płatności.
✕
Trwałe usunięcie danych.
Przykładowy przebieg
Wejście
Załącznik w skrzynce lub plik na dysku.
Klasyfikacja
Rodzaj dokumentu, kontrahent, kwota, data.
Zapis
Folder, nazwa i wpis w rejestrze.
Wyjątki
Niezgodności trafiają do osoby odpowiedzialnej.
ExcelGoogle SheetsSharePointOutlook

Analiza umów i kontrola zgodności

Przegląd dokumentów pod kątem zapisów, które zwykle wychodzą dopiero przy sporze — z odesłaniem do konkretnego paragrafu.

Co przejmuje system
✓
Zestawia treść umowy z Waszą listą kontrolną i wzorcem.
✓
Wskazuje kary umowne, terminy, warunki wypowiedzenia i odpowiedzialność.
✓
Porównuje wersje dokumentu i wskazuje różnice.
✓
Pilnuje terminów: przedłużenia, wypowiedzenia, waloryzacje.
✓
Przygotowuje notatkę podsumowującą dla osoby decyzyjnej.
Co zostaje u człowieka
✕
Opinia prawna i akceptacja umowy.
✕
Negocjacje z kontrahentem.
✕
Podpisanie dokumentu.
Przykładowy przebieg
Umowa
Projekt umowy od kontrahenta.
Przegląd
Porównanie z listą kontrolną i wzorcem.
Ryzyka
Zapisy odbiegające od standardu, z numerem paragrafu.
Decyzja
Notatka trafia do osoby decyzyjnej lub prawnika.
WordDyskSlackE-mail
Dalej

Zobacz pozostałe obszary.

Sprzedaż →

Zapytania, kwalifikacja, oferty i przypomnienia o follow-upie.

Marketing →

Meta Ads, Google Ads, LinkedIn, odpowiedzi w social mediach.

Raporty i analizy →

Dashboardy, analizy finansowe, alerty i prognozy.

Obsługa klienta →

Pierwsza odpowiedź, raporty dla klientów, sygnały odejścia.

Operacje i wiedza →

Baza wiedzy, onboarding klienta, magazyn, wsparcie zespołu.

Branża: nieruchomości →

Wyszukiwanie działek, analizy finansowe, obsługa zapytań.

Następny krok

Sprawdźmy razem, gdzie AI może Ci pomóc.

Przechodzimy przez Twoje procesy, wskazujemy, co system może przejąć już teraz, i wracamy z planem wdrożenia uszeregowanym według zwrotu. Bez zobowiązań.

Umów rozmowę →